Adressdatenbanken gibt es je nach Anbieter in verschiedenen Ausführungen. Worauf sollten Sie beim Adressen kaufen achten und welcher Aufbau ist besonders sinnvoll?

Das Ziel Ihrer Adressdatenbank

Zunächst sollten Sie sich überlegen, was Sie eigentlich mit Ihren neuen Adressen vorhaben. Wollen Sie einmalig Marketing Adressen kaufen und damit eine Werbeaktion starten oder wollen Sie Ihre bestehende Kundendatenbank ergänzen und die Adressen mehrfach verwenden?

Wenn Sie bereits ein Kundenmanagementsystem besitzen, wollen Sie natürlich Daten, die dem Aufbau Ihres bestehenden Systems möglichst ähnlich sind. Das ist nicht immer möglich, aber zumindest müssen die Adressen in einem Format vorliegen, dass die Konvertierung in Ihr Zielformat erlaubt.

Wenn Sie eine Marketingaktion mit Serienbriefen planen, sind Sie etwas freier in der Auswahl, aber auch hier sollten Sie die wichtigsten Punkte beachten.

Grundlagen des Aufbaus

In beiden Fällen brauchen Sie Adressen, die sich automatisiert weiter verarbeiten lassen. Das heißt, die einzelnen Bestandteile der Adressen müssen in gut sortierten kleinen Bausteinen vorliegen. Sie brauchen also beispielsweise separate Spalten für den Firmennamen, für die Straße und die Hausnummer und für die PLZ.

Wenn alle diese Informationen in derselben Spalte stehen würden, könnten Sie die Daten nicht für einen Serienbrief verwenden. Das liegt daran, dass Sie das Programm mit einzelnen Bausteinen füttern müssen, weil sonst alles in derselben Zeile steht oder Absätze an beliebigen Stellen eingefügt werden.

Für einen professionellen Eindruck beim Empfänger und damit die Post überhaupt ankommt, ist es aber wichtig, dass auf dem Briefkopf folgendes Format entsteht:

• Firmenname
• Straße + Hausnummer
• PLZ + Stadt

Das ist nur mit einer korrekten Vorlage möglich. Wichtig ist außerdem, dass alle Spalten wirklich mit exakt derselben Art an Informationen befüllt sind, damit Sie sich darauf verlassen können, dass bei der automatisierten Verarbeitung nicht Kraut und Rüben entstehen.

Damit Sie Ihre Adressen nach Region sortieren können, empfiehlt es sich außerdem, dass die PLZ getrennt vom Ort in verschiedenen Spalten aufgeführt wird. Zudem ist eine Nennung des Landkreises und des Bundeslandes praktisch.

Zusatzinformationen

Wenn Sie bei Ihrem Anbieter wertvolle Zusatzinformationen wie einen Entscheider erhalten, sollten diese Informationen auch möglichst kleinteilig getrennt sein. So können Sie wählen, wie Sie den Entscheider ansprechen.

Zum Beispiel können Sie im Briefkopf den Vornamen und den Nachnamen (Max Mustermann) verwenden und bei der Briefanrede nur den Nachnahmen (Sehr geehrter Herr Mustermann). Zu diesem Zweck ist es auch essenziell, dass das Geschlecht des Ansprechpartners gesondert aufgeführt wird. Sonst haben Sie keine Chance geschlechtsspezifische Verknüpfungen wie „Sehr geehrter Herr“ zu bilden.

Bei Webseiten und E-Mail-Adressen gibt es nicht viel zu beachten. Diese liegen in der Regel in getrennten Spalten vor. Bei den Webseiten ist ein einheitliches Format zum Dublettenabgleich hilfreich – also entweder alle Seiten mit www. und/oder https: oder ohne diese Zusätze.

Ähnliches gilt für Telefonnummern. Hier sollten keine Klammern, Bindestriche oder andere Trennzeichen verwendet werden, damit Dubletten erkannt werden können.

Beispieladressen

Lassen Sie sich von Ihrem Adressenanbieter Beispieladressen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise erhalten Sie Einsicht in den Aufbau der Adressdatenbank, die Sie beim jeweiligen Anbieter kaufen können.

Wenn Sie Spezialanforderungen an den Aufbau Ihrer Datenbank haben, besprechen Sie diese mit dem Anbieter. Diese können in der Regel die Adressen so zur Verfügung stellen, wie Sie sie brauchen. Dafür kann mitunter aber eine Bearbeitungsgebühr anfallen.